Legal Technology 3.0

ISBN 978-3-947553-01-3

Längst hat die Informationstechnologie auch in den Rechtsabteilungen Einzug erhalten. Digitale Vertragsakten, intelligente Compliance-Management Systeme und innovative Enterprise-Legal-Management-Lösungen sind in vielen Unternehmen praxiserprobte Hilfsmittel. Zukünftig werden künstliche Intelligenzplattformen und deren selbstlernende Algorithmen die Art und Weise von juristischer Arbeit entscheidend verändern. Doch sind die Rechtsabteilungen deutscher Unternehmen für den Weg zu Legal Technology 3.0 vorbereitet? Mit welchen Herausforderungen und Hürden Rechtsabteilungen durch die Einführung von Legal Technology rechnen müssen und wie sich die Arbeit in Rechtsabteilungen durch Legal Technology in 5 bzw. 10 Jahren entwickeln wird, sind zentrale Themen dieser Studie.

1 Demographie der Studie

Es kommt der Aussagekraft einer jeden branchenübergreifenden Untersuchung zugute, wenn die teilnehmenden Unternehmen möglichst viele unterschiedliche Wirtschaftszweige repräsentieren. Das ist bei dieser Studie der Fall. An der Befragung haben 62 Unternehmen aus 15 Branchenklassen teilgenommen. Obwohl knapp die Hälfte der teilnehmenden Unternehmen aus drei sehr großen Wirtschaftszweigen kommt, ist keine wesentliche Branche nicht vertreten.

 

Für die Aussagekraft der Ergebnisse ist außerdem entscheidend, dass die Antworten von Aktiengesellschaften

unterschiedlicher Größenordnung darin Eingang finden. Ein Blick auf die zentralen Indikatoren Mitarbeiteranzahl sowie Jahresumsatz/Bilanzsumme zeigt, dass die Teilnehmerstruktur diese Anforderungen erfüllt. So beschäftigten die Unternehmen von 17,74 % der Befragten im Jahr 2016 mehr als 10.000 Mitarbeiter, 12,90 % sogar mehr als 20.000 Mitarbeiter. Eine vom Umsatz her ausgewogene Teilnehmerschaft sichert überdies die Repräsentativität der Ergebnisse. Etwa ein Achtel der Unternehmen erzielte 2016

einen Umsatz von mehr als € 20 Mrd., etwa drei Achtel wiesen Umsätze zwischen € 500

Mio. und 5 Mrd. aus. Knapp jeder zweite Befragte (48,39 %) ist in einem Unternehmen

tätig, das 2016 weniger als € 500 Mio. Umsatz verzeichnete.

 

Dank der weitgefächerten Branchenverteilung und Größenordnung der einbezogenen Unternehmen können die Ergebnisse wirtschaftszweigübergreifend als relevant betrachtet werden.

2.A. Empirische Ergebnisse – Ziele, Herausforderungen, Strategie

Mehr als 85 % der Rechtsabteilungen sind mit Anwendungen von Legal Tech 1.0 vertraut und schätzen ihren Reifegrad als mittel oder sogar hoch ein. Bei Legal Tech 2.0 und erst recht bei Legal Tech 3.0 sieht es völlig anders aus. Bei Legal Tech 2.0 geben nur 6,4 % der Befragten ihren Reifegrad als hoch an, bei Legal Tech 3.0 sind es sogar nur 2,5 %.

 

Die obersten Ziele, die mit der Einführung von Legal Technology in der Rechtsabteilung verfolgt werden, sind die Optimierung von Arbeitsabläufen (42,52 %) und Kosten (23,95 %). Hoffnungen richten sich auch auf die Verbesserung des Risikomanagements und auf die Verbesserung der Mandanteninformation und der Kommunikation mit dem Management. Dabei machen sich die Leiter Recht aber auch Sorgen. Die größte Herausforderung wird in funktionsfähigen und sicheren Datenschnittstellen gesehen. Jeder fünfte Befragte fürchtet, dass neue Arbeitsabläufe und ein höherer Weiterbildungsaufwand der Juristen in Richtung IT erforderlich werden.

 

Wenn eine Legal Tech-Strategie in Arbeit ist, dann richtet sie sich zumeist auf die Teilautomatisierungsstufe

Legal Tech 2.0. Wobei anscheinend oft freihändig vorgegangen wird, denn nur drei von fünf Rechtsabteilungen haben bislang überhaupt eine Legal Tech-Strategie formuliert, in der Regel auf Drängen des General Counsel oder des IT-Bereichs.

2.B. Empirische Ergebnisse – Services und Solutions

Die große Mehrheit von fast 70 % der für diese Studie befragten General Counsel geht davon aus, dass in Zukunft an Legal Technology-Services und Solutions kein Weg vorbeiführen wird. Angesichts dessen sollte man davon ausgehen können, dass die Mehrheit der Rechtsabteilungen zumindest damit begonnen hat, eine entsprechende Strategie zu entwickeln.

 

Tatsächlich ist das nach Angaben der Befragten nur in 37,10 % der Rechtsabteilungen der Fall. Fast 60 % haben noch keine strategische Leitlinie entwickelt. Nur 3,23 % der Teilnehmer sagen: Ja, wir haben eine Legal Tech-Strategie erarbeitet. Das aber bedeutet, dass 96,77 %, also fast alle Rechtsabteilungen, den Angeboten und Möglichkeiten von Legal Tech im Augenblick noch eher situativ begegnen. Es drängt sich der Kommentar

auf: Ohne klaren Kurs auf hoher See zu manövrieren, ist ein hochriskantes Unterfangen.

 

Wenn die Juristen in den Rechtsabteilungen Legal Tech-Anwendungen nutzen, und das tun sie mehrheitlich, dann vornehmlich (63,4 %) für Online- Recherchen und Abfragen in juristischen Datenbanken sowie den Einsatz von Software zur Kostenkontrolle, zur elektronischen Rechnungsstellung und zum Workflow- und Dokumenten-Management. 9,82 % der Leiter Recht haben bereits Legal Tech 2.0 mit Data Analytics & Forecast im Einsatz. Mit noch avancierteren Anwendungen wie Blockchain-Technologie und eDiscovery befassen sich weniger als 3 %.

 

Wenn die Einführung von Legal Technology in der Rechtsabteilung auf Schwierigkeiten stößt, dann liegt das mehrheitlich an mangelnder Akzeptanz der Mitarbeiter und unzureichender Verfügbarkeit des erforderlichen technischen Know-hows. Chancen erkennen die Leiter Recht vor allem bei der Optimierung der internen Arbeitsabläufe und bei der allgemeinen Erleichterung der Arbeit. Darüber hinaus heißen sie die Gelegenheit willkommen, sich dank Legal Tech stärker auf die juristischen Kernkompetenzen konzentrieren zu

können. In zehn Jahren – so prognostiziert jeder vierte Leiter Recht - wird Legal Tech die Arbeit in der Rechtsabteilung ganz entscheidend unterstützen – um bis zu 80 %.

3 High Level-Digitalisierung in der Rechtsabteilung

Legal Tech ist das Buzzword der Stunde im juristischen Bereich. Der radikale und disruptive Wandel ist dadurch nicht zu erwarten. Aber langfristig wird sich der Arbeitsalltag in Rechtsabteilungen und Kanzleien verändern:

  • Die Entwicklung von Legal Tech der zweiten Generation geht vor allem im angloamerikanischen Rechtsraum mit rasanten Schritten voran. Die Entwicklung hat nun auch Deutschland und Europa erreicht.
  • Zur Umsetzung von Legal Tech-Lösungen können Rechtsabteilungen entweder selbst Projekte starten oder auf die Dienstleistungen von Dritten zurückgreifen. Outsourcing dürfte dabei für viele die sinnvollere Option sein.
  • Legal Tech kann dem Recht neue Märkte erschließen, indem es die anwaltliche Arbeit wesentlich effizienter macht. Unternehmen und ihre Rechtsabteilungen können ebenfalls davon profitieren…
4 Legal Tech 3.0: Die digitale Zukunft der Rechtsberatung

Roboter oder auf Künstlicher Intelligenz basierende IT-Lösungen werden Anwälte in absehbarer Zukunft nicht ersetzen. Aber sie werden mehr als nur Routineaufgaben für sie erledigen können:

  • Die Distributed Ledger Technologie (DLT), die in Form der Blockchain der Kryptowährung Bitcoin zugrunde liegt, könnte aufwendige Verifizierungen und Authentifizierungen im Vertrags- und Immobilienrecht überflüssig machen.
  • Sogenannte Chatbots beantworten schon heute einfache Fragestellungen in klar umrissenen juristischen Bereichen. In Zukunft könnten sie Anwälte und Mandanten auch bei komplexeren Fragen unterstützen.
  • Eine Reihe von Projekten, die Künstliche Intelligenz mit juristischem Wissen verknüpfen, befindet sich in der Erprobung oder wird bereits von einigen wenigen Kanzleien gezielt eingesetzt…
5 Die Zukunft der Legal Tech liegt in Apps

Ein General Counsel weiß heute nicht, welche Aufgaben in drei Jahren auf seinen Bereich zukommen werden.

Aber er weiß, dass er Antworten oft innerhalb weniger Tage liefern muss. Bei einem Shitstorm im Internet übrigens wäre das schon jetzt nicht schnell genug – da ist eine rechtliche Einschätzung, welche Reaktion sich anbietet, bereits am selben Tag erforderlich.“

Auszug aus dem Interview mit Dr. Pietro Brambilla und und Michael R.Winkler, Daimler AG

6 Smart Documents – Prozesse beschleunigen, Kosten senken

„Rechtsabteilungen in Unternehmen sind heute mehr denn je gefordert, sich besser und früher in die Unternehmensprozesse zu integrieren, die eigenen Abläufe zu optimieren und die Kosten zu senken. Aber wie?“

Dieser Frage geht Roy Grunewald, SmartDocuments Deutschland GmbH in seinem Artikel nach.

7 Legal Tech als strategische Herausforderung und Chance

„JPMorgan Chase berichtete Ende Februar 2017, dass das Investment in Technologie erste Früchte trage – und die Bank durch die eigene KI-Technologie COIN („COntract INtelligence“) nicht nur bereits 360.000 Anwaltsstunden jährlich einspare, sondern die maschinell erstellten Ergebnisse auch weniger fehlerhaft seien als die manuellen. Zahlreiche General Counsel berichteten, dass sie von ihrem Vorstand oder CFO den Auftrag

erhalten hätten, ebenfalls „digital“ zu werden. Müssen wir alle nun schnell auf den Zug aufspringen und umgehend Legal Tech Tools zur Automatisierung und Kosteneinsparung einführen? Und wenn ja, wie? Und welche? Und wird diese Technologie viele Juristen ersetzen, wie Richard Susskind seit geraumer Zeit prophezeit?“

8 Risikomanagement im Umfeld von Legal Tech

„Unternehmen werden täglich mit einer Vielzahl von Risiken konfrontiert. Während bestimmte Unsicherheiten als Teil des Geschäfts akzeptiert werden (müssen), können gerade rechtliche Risiken ernsthafte oder gar existenzbedrohende Folgen haben.

Eine einzige verpasste Kündigungs- oder Verlängerungsfrist, das Übersehen einer Wettbewerbs- oder Vertraulichkeitsvereinbarung, die Wiederholung einer bereits abgemahnten Marketingmaßnahme oder ein Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen kann erhebliche Geschäftseinbußen, Vertragsstrafen, Bußgelder und teilweise sogar strafrechtliche Sanktionen auslösen.

Beispielsweise drohen den betroffenen Unternehmen bei Verstößen gegen die ab dem 25. Mai 2018 wirksame EU Datenschutz-Grundverordnung drastische Bußgelder von bis zu 4 % des globalen Jahresumsatzes, den

verantwortlichen Personen droht eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren. Zusätzlich werden die anfallenden Verfahrenskosten sowie der Vertrauensverlust bei Kunden, Partnern und Lieferanten die Bilanz drücken. Um als Unternehmen, Geschäftsführung und Rechtsabteilung nachhaltig erfolgreich zu sein, sollte die Rechtsabteilung im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie konkrete Lösungen für ein akzeptiertes Risikomanagement entwickeln.“

Eine Analyse von Jan Borowski, Wolters Kluwer Deutschland GmbH

9 Legal Rights Management

„Immer neue gesetzliche Anforderungen, persönliche Haftungsrisiken sowie die Vielzahl von komplexen Geschäftsbeziehungen erfordern die volle Aufmerksamkeit von Unternehmensleitungen. Gleichzeitig sind die personellen Ressourcen in den Rechtsabteilungen vieler Unternehmen aufgrund des kontinuierlichen Effizienzdrucks stark begrenzt, sodass es immer wichtigere Aufgaben gibt, als sich um eine software-unterstützte Lösung zur Verwaltung der wesentlichen unternehmensbezogenen Legal Rights (also im wesentlichen Vertrags-, Beteiligungs-, IP- und Prozessmanagement) zu kümmern.

Fast alle Unternehmen haben sich zumindest in Teilbereichen, wie dem Vertragsmanagement, schon einmal mit der Frage der Schaffung von transparenten, möglichst tech-basierten Strukturen beschäftigt – doch nur sehr wenige konnten das Problem zufriedenstellend lösen. Aus der Not heraus greifen viele Unternehmen allerdings auf unausgereifte Eigenlösungen zurück oder nutzen Excel-Tabellen, SharePoint, DropBox oder sogar Google Drive. Selbst wenn man die Sicherheitsbedenken mal außer Acht ließe, sind all diese Systeme häufig kompliziert zu bedienen, verfügen über ein unzulängliches Berechtigungsmanagement und/oder bieten auch nicht die notwendigen Analyse- und Berichtsfunktionen.“

Einblicke von Dr. Bastian Schmidt-Vollmer, LL.M., ZENK Rechtsanwälte

10 Mehr Effizienz durch Digitalisierung

„Mit wenigen IT-Kenntnissen bedienbar, als Bestandteil des Office-Pakets von Microsoft verfügbar – Programme wie Excel und Access dienen oft zur Kostenübersicht und als Einstieg ins Arbeiten mit einer Datenbank. Zahlen lassen sich rasch mit Excel erfassen, Dokumente ohne viel Aufwand mit Access zentral speichern und Zugriffsrechte festlegen. Oft wird zur Ablage und Verwaltung der Dokumente auch auf den Windows Explorer zurückgegriffen. Eine echte Practice Management Software ersetzt das aber nicht. Schnelles, flexibles und effizientes Arbeiten erfordert eine spezielle Lösung für Dokumenten-Verwaltung und Workflow-Unterstützung, die in die IT-Umgebung des Unternehmens passt sowie die besonderen Anforderungen des Corporate Legal Department erfüllt.“

Dr. Silvio Kupsch, LL.M. (Stellenbosch), PwC.

11 Künstliche Intelligenz im Recht

„Nachdem das Interesse an KI jahrzehntelang im Winterschlaf befindlich schien, entlädt es sich im aktuellen AI-Summer in einer vormals nicht gekannten Euphorie. Wohin man auch schaut, wird prophezeit, dass tiefgreifende Veränderungen anstehen und dass, wer jetzt nicht aufspringt, den Anschluss verpassen wird. So auch in den Rechtswissenschaften, auch wenn die KI-Welle hier vergleichsweise spät kommt. Hier hält die Künstliche Intelligenz als Teil des Legal Technology Booms Einzug und beginnt bereits langsam, ihr disruptives Potenzial zu entfalten. Doch während jenes Potenzial durchaus ernst zu nehmen ist und in der Tat unbestreitbar Veränderungen anstehen, sollte der weit verbreiteten Angst, Künstliche Intelligenz könnte den Juristen zuerst bevormunden und dann völlig abschaffen, mit Vorsicht begegnet werden. Stattdessen tut man gut daran, der Frage „Was ist Künstliche Intelligenz?“ ganz dezidiert nachzugehen – um die aktuellen Entwicklungen kritisch beurteilen zu können.“

Dr. Paul von Bünau, Managing Director, idalab GmbH.

12 Auf dem Weg zu Legal Technology 3.0

„Big Data und Analytics sowie besonders der Einsatz von Künstlicher Intelligenz liegen in weiter Zukunft. Die großen Themen der nächsten Jahre dürften Document Automation und Digitale Signatur sein, weil sich so Kosten massiv senken und Prozesse enorm beschleunigen lassen. Bei Microsoft etwa wird jeder Vertrag mithilfe von Document Automation und Digitaler Signatur erstellt. Die Lösungen sind auch relativ leicht in bestehende IT-Strukturen integrierbar. Aber selbst hier haben viele Unternehmen großen Nachholbedarf. Ein Drittel nutzt derzeit gerade mal Legal Tech 1.0, die meisten anderen nur Legal Tech 2.0, obwohl es für vergleichsweise niedrige Kosten ausgereifte Lösungen gibt. Für weniger als 100 Euro pro User und Monat sind enorme Effizienzsteigerungen realisierbar.“

Auszug aus dem Interview mit Ralph Vonderstein, Wolters Kluwer Deutschland GmbH.

Autoren

Ralph Vonderstein
Wolters Kluwer Deutschland GmbH
Geschäftsbereich Legal Software
Telefon +49 (221) 9 43 73 – 6262
Email: ralph.vonderstein@wolterskluwer.com

Marc Morawietz
Wolters Kluwer Deutschland GmbH
Geschäftsbereich Recht Software
Telefon +49 (0) 221 9 43 73 – 6263
Email: marc.morawietz@wolterskluwer.com

Ralph Vonderstein

 

Leiter des Geschäftsbereichs Legal Software, Geschäftsführer Wolters Kluwer Deutschland 

 

„Künstliche Intelligenzplattformen werden zukünftig dazu beitragen, dass die gestiegene Nachfrage an juristischer Dienstleistungen qualitativ und innerhalb von gesetzten Fristen erfüllt werden können. Algorithmen werden auf Plattformen gezielt nach Dokumenten suchen, um diejenigen zu finden, die in Rechtsstreitigkeiten von Bedeutung sein könnten. Verträge werden automatisch überprüft, Warnsignale gesendet, um potenzielle Betrugs- und andere Missbrauchsfällen zu identifizieren. Das alles sind Aufgaben, die größtenteils momentan noch von Anwälten händisch erledigt werden.

Um noch tiefer zu verstehen, welche Herausforderungen und Möglichkeiten sich auf dem Weg zu Legal Technology für die Rechtsabteilungen in Unternehmen ergeben und welche Strategien und Handlungskonzepte besonders wirksam sind, haben wir von Wolters Kluwer gemeinsam mit Corporate Legal Insights erstmals in Deutschland eine Studie bei 100 Rechtsabteilungen zum Thema „Legal Technology“ durchgeführt. Die Ergebnisse der Studie werden Ende Januar 2018 vorliegen.“